Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah adalah aplikasi manajemen berbasis web yang dikembangkan untuk membantu lembaga pendidikan Al-Qur’an dalam mengelola data santri, dewan guru, kelas, kehadiran, evaluasi pembelajaran, jurnal mengajar, catatan perkembangan, hingga monitoring aktivitas TPQ.

Project ini dikembangkan oleh Masali Digital dengan pendekatan yang tidak hanya berfokus pada pembuatan aplikasi, tetapi juga pada bagaimana sistem dapat digunakan secara praktis oleh Admin, Guru, Kepala/PJ TPQ, Pengurus, dan Orang Tua/Wali Santri.

Tantangan Administrasi TPQ

Pengelolaan TPQ sering kali melibatkan banyak data yang harus diperbarui secara rutin.

Mulai dari data santri, pembagian kelas, data guru, absensi harian, materi pembelajaran, evaluasi, jurnal mengajar, catatan perkembangan santri, hingga komunikasi dengan orang tua.

Jika seluruh proses tersebut masih dilakukan secara manual atau tersebar di berbagai file, beberapa masalah dapat muncul:

• Data sulit dicari ketika dibutuhkan.
• Rekap absensi membutuhkan waktu.
• Riwayat perkembangan santri tidak terdokumentasi dengan baik.
• Guru harus melakukan pencatatan berulang.
• Kepala/PJ TPQ kesulitan memantau aktivitas pembelajaran.
• Pengurus tidak memiliki gambaran kondisi TPQ secara cepat.
• Data administrasi sulit dikembangkan menjadi laporan manajemen.

Karena itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu menyatukan berbagai kebutuhan administrasi tersebut dalam satu aplikasi.

Solusi dari Masali Digital

Masali Digital mengembangkan Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah sebagai aplikasi berbasis web dengan struktur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional TPQ.

Sistem tidak hanya berfungsi sebagai database, tetapi dirancang untuk membantu proses administrasi dan monitoring kegiatan pendidikan secara lebih terstruktur.

Fitur Utama Sistem

1. Manajemen Data Santri

Admin dapat mengelola data santri secara terpusat.

Data dapat digunakan sebagai dasar untuk:

• Pembagian kelas
• Absensi
• Evaluasi
• Catatan guru
• Perkembangan santri
• Laporan
• Profil santri

Dengan demikian, data santri tidak perlu dimasukkan berulang kali pada setiap modul.

2. Manajemen Dewan Guru

Sistem menyediakan pengelolaan data dewan guru beserta pembagian kelas.

Hak akses guru juga dapat dibatasi berdasarkan kelas yang menjadi tanggung jawabnya.

Guru tidak perlu melihat seluruh data TPQ apabila memang hanya bertanggung jawab terhadap satu kelas.

3. Absensi Santri

Absensi menjadi salah satu bagian penting dalam sistem.

Guru dapat melakukan pencatatan kehadiran santri berdasarkan kelas dan tanggal.

Status kehadiran dapat digunakan untuk menghasilkan:

• Rekap hadir
• Izin
• Sakit
• Alpa
• Persentase kehadiran
• Rekap per kelas
• Rekap per santri

Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk membantu melihat santri yang membutuhkan perhatian lebih lanjut.

4. Jurnal Mengajar Guru

Salah satu pengembangan penting dalam project ini adalah Jurnal Mengajar Guru.

Guru dapat mencatat aktivitas pembelajaran berdasarkan kelas, hari, materi, dan kegiatan pembelajaran.

Jurnal tidak hanya menjadi arsip, tetapi dapat dikembangkan menjadi bagian dari sistem monitoring pembelajaran.

Admin dan pihak manajemen dapat melihat rekap jurnal berdasarkan:

• Periode
• Guru
• Kelas
• Kelompok
• Materi
• Aktivitas pembelajaran

Sehingga aktivitas mengajar dapat terdokumentasi dengan lebih baik.

5. Master Materi dan Jadwal Pembelajaran

Sistem juga dikembangkan dengan struktur master materi dan jadwal pembelajaran.

Materi dapat disusun berdasarkan jenjang atau kelas sehingga aktivitas jurnal dan evaluasi memiliki dasar pembelajaran yang lebih terstruktur.

Hal ini membuka peluang pengembangan lebih lanjut menuju sistem monitoring progress pembelajaran santri.

6. Evaluasi Santri

Evaluasi pembelajaran dapat dikaitkan dengan data santri dan kelas.

Dengan adanya data evaluasi, pihak TPQ dapat melihat perkembangan kemampuan santri secara lebih terukur.

Data evaluasi juga dapat digunakan untuk:

• Rekap nilai
• Perbandingan kelas
• Monitoring perkembangan
• Identifikasi santri yang membutuhkan pendampingan
• Laporan perkembangan

7. Catatan Perkembangan Santri

Guru dapat memberikan catatan mengenai perkembangan santri.

Catatan dapat digunakan untuk mendokumentasikan hal-hal yang tidak selalu dapat direpresentasikan hanya dengan angka.

Misalnya:

• Perkembangan belajar
• Kedisiplinan
• Sikap
• Prestasi
• Hal yang perlu diperhatikan
• Catatan khusus guru

Dengan demikian, sistem tidak hanya menyimpan angka, tetapi juga informasi perkembangan anak.

Dashboard V3

Dalam pengembangan berikutnya, dashboard sistem ditingkatkan menjadi Dashboard V3.

Konsepnya bukan lagi sekadar menampilkan jumlah data, tetapi membantu pengguna memahami kondisi TPQ dan menentukan apa yang perlu diperhatikan.

Dashboard menampilkan beberapa informasi penting seperti:

• Jumlah santri aktif
• Jumlah dewan guru
• Jumlah kelas
• Kehadiran
• Aktivitas pembelajaran
• Evaluasi
• Aktivitas jurnal
• Santri yang membutuhkan perhatian
• Kondisi kelas
• Pengumuman
• Quick Action

Pusat Perhatian Hari Ini

Salah satu konsep utama dalam Dashboard V3 adalah Pusat Perhatian Hari Ini.

Bagian ini dirancang untuk menampilkan informasi yang membutuhkan tindakan atau perhatian pengguna.

Contohnya:

🔴 Santri belum diabsen

🟠 Jurnal mengajar belum lengkap

🟠 Evaluasi belum selesai

🔵 Pesan atau catatan baru

Dengan pendekatan ini, dashboard tidak hanya menjawab:

“Berapa jumlah data yang ada?”

Tetapi juga:

“Apa yang perlu diperhatikan hari ini?”

Inilah yang membuat aplikasi mulai bergerak dari sistem administrasi menjadi sistem monitoring.

Laporan Jurnal Mengajar

Untuk melengkapi modul jurnal, dikembangkan pula Laporan Jurnal Mengajar.

Laporan dapat digunakan untuk melihat aktivitas jurnal berdasarkan periode tertentu.

Informasi yang dapat ditampilkan antara lain:

• Tanggal
• Guru
• Kelas
• Materi
• Kegiatan pembelajaran
• Catatan
• Waktu input
• Rekap jurnal per guru
• Rekap jurnal per kelas

Laporan juga dapat digunakan sebagai bahan monitoring oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Dengan demikian, guru melakukan input jurnal, sedangkan pihak manajemen dapat menggunakan data tersebut untuk melihat kelengkapan aktivitas pembelajaran.

Hak Akses Berdasarkan Peran

Salah satu bagian penting dalam sistem adalah role-based access.

Setiap pengguna tidak mendapatkan akses yang sama.

👑 Admin

Admin memiliki akses pengelolaan sistem dan data secara menyeluruh.

👨‍🏫 Guru

Guru berfokus pada aktivitas kelas yang menjadi tanggung jawabnya, seperti:

• Absensi
• Jurnal
• Evaluasi
• Catatan santri
• Data santri kelas

👔 PJ / Kepala TPQ

PJ dapat menggunakan sistem untuk melakukan monitoring terhadap aktivitas TPQ.

👨‍💼 Pengurus

Pengurus mendapatkan akses informasi sesuai kewenangannya dengan konsep read-only, sehingga dapat melihat perkembangan tanpa mengubah data operasional.

👨‍👩‍👧 Orang Tua / Wali

Portal orang tua dapat dikembangkan untuk memberikan akses kepada wali santri terhadap informasi perkembangan anak, seperti:

• Kehadiran
• Evaluasi
• Catatan guru
• Perkembangan santri
• Informasi TPQ

Pembagian hak akses ini penting agar sistem tetap aman sekaligus mudah digunakan oleh setiap pengguna.

Dari Administrasi Menuju Manajemen TPQ

Pengembangan Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah dilakukan secara bertahap.

Dimulai dari kebutuhan dasar:

Data Santri

↓

Data Guru & Kelas

↓

Absensi

↓

Evaluasi

↓

Jurnal Mengajar

↓

Catatan Perkembangan

↓

Dashboard Monitoring

↓

Laporan

Pendekatan bertahap seperti ini memungkinkan sistem dikembangkan berdasarkan kebutuhan nyata di lapangan.

Aplikasi tidak dipenuhi fitur yang tidak diperlukan, tetapi dibangun berdasarkan proses kerja yang benar-benar dilakukan oleh lembaga.

Teknologi dan Pendekatan Pengembangan

Sistem dikembangkan sebagai aplikasi web sehingga dapat diakses melalui browser tanpa harus memasang aplikasi khusus pada setiap perangkat.

Pendekatan pengembangan memperhatikan beberapa hal:

• Struktur database terintegrasi
• Hak akses pengguna
• Keamanan data
• Responsive design
• Kemudahan penggunaan
• Pengembangan modular
• Rekap dan laporan
• Kemudahan pengembangan fitur berikutnya

Yang terpenting, pengembangan tidak hanya mengejar tampilan, tetapi juga memastikan setiap fitur memiliki hubungan dengan proses administrasi TPQ.

Hasil yang Diharapkan

Dengan adanya sistem ini, proses administrasi TPQ dapat menjadi lebih terstruktur.

Admin dapat mengelola data.

Guru dapat mencatat aktivitas pembelajaran.

PJ dapat melakukan monitoring.

Pengurus dapat melihat perkembangan.

Orang tua dapat memperoleh informasi mengenai perkembangan anak.

Sementara data yang terkumpul dapat menjadi dasar untuk menghasilkan laporan dan mengambil keputusan.

Masali Digital – Membangun Sistem Sesuai Kebutuhan

Project Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah merupakan salah satu contoh bagaimana Masali Digital membangun aplikasi berdasarkan kebutuhan nyata sebuah lembaga.

Kami tidak hanya membuat website atau aplikasi dengan fitur yang terlihat menarik.

Kami berusaha memahami:

Apa masalahnya?

Siapa yang menggunakan?

Bagaimana alur kerjanya?

Data apa yang dibutuhkan?

Bagaimana data tersebut dapat membantu pengambilan keputusan?

Dari sana, sistem dikembangkan secara bertahap hingga menjadi solusi digital yang lebih terintegrasi.

Ingin Membuat Sistem Administrasi untuk Lembaga Anda?

Setiap lembaga memiliki kebutuhan yang berbeda.

Sekolah, TPQ, madrasah, organisasi, komunitas, maupun usaha dapat memiliki alur kerja dan kebutuhan data yang tidak sama.

Masali Digital membantu merancang dan mengembangkan sistem berbasis web yang disesuaikan dengan kebutuhan tersebut.

Mulai dari:

• Sistem administrasi
• Database
• Dashboard
• Absensi
• Sistem evaluasi
• Jurnal
• Laporan
• Portal pengguna
• Sistem informasi lembaga
• Aplikasi berbasis web custom

Bukan sekadar membuat aplikasi, tetapi membangun sistem yang membantu pekerjaan menjadi lebih terstruktur.

Masali Digital

Solusi Digital untuk Kebutuhan Nyata.